Introducción

1. La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales establece los términos en que VitalNet Diseño y Desarrollo S.A.S. (en adelante, “VitalNet”) recolecta, usa, almacena, circula, transfiere y protege la información personal suministrada por sus usuarios, clientes, proveedores y aliados a través de su sitio web, canales de atención y productos/servicios.

VitalNet está comprometida con la seguridad y el tratamiento responsable de los datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación, aplicable al tratamiento efectuado en Colombia y, cuando corresponda, conforme a normas y tratados internacionales. (Función Pública)

Si VitalNet ofrece integraciones o complementos conectados a servicios de Google (p. ej., Sheets/Drive/Gmail), el acceso a datos se realiza solo con consentimiento explícito del usuario y bajo la política de datos de Google (incluyendo “Limited Use”). (Reglamento GDPR)

2. Responsable del tratamiento
   Razón social: VitalNet Diseño y Desarrollo S.A.S.
   NIT: 901.937.362
   Domicilio: Calle 116 #42 C 80 Barranquilla, Atlántico, Colombia 
   Correo: vitalnetdesarollo@gmail.com
   Teléfono/WhatsApp: +57 321 811 5165

3. Marco normativo aplicable
   Colombia: Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 (y demás normas concordantes). (Función Pública)
   Internacional (referencial, cuando aplique por operación/usuarios): principios de licitud, transparencia y minimización de datos alineables con el RGPD (GDPR). (Reglamento GDPR)

4. Información que recolectamos
   VitalNet podrá recolectar, entre otros, los siguientes datos (según el canal y el servicio):
   4.1 Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, correo, teléfono, cargo, empresa, ciudad/país.
   4.2 Datos demográficos y comerciales (si aplica): sector, tamaño de empresa, necesidades, historial de solicitudes, cotizaciones.
   4.3 Datos para prestación del servicio: información operativa necesaria para implementación/soporte (por ejemplo, usuarios del sistema, parámetros, reportes), y soportes requeridos para facturación/contratación cuando aplique.
   4.4 Datos técnicos: IP, tipo de navegador, dispositivo, cookies y analítica de navegación (según configuración y consentimiento).
   4.5 Contenido que el usuario entrega: mensajes, archivos, documentos o evidencias enviadas a VitalNet para soporte o ejecución del proyecto.

Dato sensible y menores: VitalNet no solicita datos sensibles como regla general; si llegara a requerirlos por una razón estrictamente necesaria, lo hará con autorización expresa. El tratamiento de datos de menores se realizará bajo criterios reforzados de protección.

5. Finalidades del uso de la información
   VitalNet utiliza los datos personales para:
   a) Prestar servicios y ejecutar proyectos (diagnóstico, implementación, capacitación, PMO, soporte y acompañamiento).
   b) Gestionar atención al cliente, PQRS, mesas de ayuda y soporte técnico.
   c) Elaborar propuestas, formalizar contratos, facturar y realizar gestiones administrativas y contables asociadas al servicio.
   d) Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
   e) Mejorar productos y servicios mediante análisis interno (sin vender datos ni usarlos indebidamente).

Comunicaciones: VitalNet podrá enviar comunicaciones relacionadas con el servicio (operativas, técnicas, transaccionales). Las comunicaciones comerciales o informativas (boletines, novedades, promociones) solo se enviarán cuando el titular lo autorice o exista una base legal aplicable; el usuario podrá cancelar la suscripción en cualquier momento.

6. Cookies
   Una cookie es un archivo que se almacena en el dispositivo para reconocer preferencias y analizar uso del sitio. VitalNet puede usar cookies para:

• Analítica y estadísticas de navegación

• Recordar preferencias de usuario

• Mejorar rendimiento y experiencia

El usuario puede aceptar o rechazar cookies desde su navegador o desde el banner de cookies (si está habilitado). Si se desactivan ciertas cookies, algunas funciones podrían no operar correctamente.

7. Enlaces a terceros
   El sitio web de VitalNet puede contener enlaces a sitios de terceros. Al acceder a esos enlaces, VitalNet no controla sus prácticas de privacidad y el tratamiento de datos se rige por las políticas del tercero. Se recomienda revisar esas políticas antes de suministrar información.

8. Datos de Google y su acceso (solo si existe complemento/integración con Google)
   8.1 Datos de Google a los que podríamos acceder (según permisos):

• Perfil básico: nombre, correo, foto.

• Google Sheets: lectura/escritura en hojas donde el usuario active la funcionalidad.

• Google Drive: crear/leer/actualizar archivos generados por la solución en ubicaciones autorizadas.

• Gmail: envío de correos en nombre del usuario solo cuando el usuario active esta función.

8.2 Consentimiento y “Limited Use”
El acceso se realiza únicamente tras autorización explícita del usuario mediante el flujo de Google. VitalNet usará los datos de Google solo para la funcionalidad solicitada y conforme a la Google API Services User Data Policy (incluyendo “Limited Use”). (Reglamento GDPR)

8.3 Limitaciones adicionales

• No usamos datos de Google para publicidad, marketing o perfilamiento.

• No vendemos ni compartimos datos de Google con terceros con fines comerciales.

9. Compartición, transmisión y transferencias
   9.1 Encargados/proveedores: VitalNet puede compartir datos con proveedores que actúen como encargados (hosting, mensajería, soporte, analítica) bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad, solo para cumplir las finalidades descritas.
   9.2 Autoridades: VitalNet podrá entregar información cuando exista deber legal u orden de autoridad competente.
   9.3 Transferencia internacional: si por razones técnicas se almacenan o procesan datos fuera de Colombia (por ejemplo, infraestructura en la nube), VitalNet adoptará medidas razonables contractuales y técnicas para protegerlos, conforme al marco colombiano y mejores prácticas internacionales. (Función Pública)

10. Seguridad de la información
    VitalNet implementa medidas técnicas y organizacionales razonables, acordes con el riesgo:

• Cifrado en tránsito (TLS/SSL) cuando aplique

• Control de accesos por roles y principio de mínimo privilegio

• Registros y monitoreo cuando sea pertinente

• Copias de seguridad y continuidad operativa según el servicio

• Procedimientos internos de atención de incidentes

11. Retención y eliminación de datos
    VitalNet conserva los datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades y las obligaciones legales/contractuales. Una vez cumplidas, se eliminarán o anonimizarán, salvo que deba conservarse información mínima por requerimientos legales o defensa de intereses.

12. Derechos del titular y cómo ejercerlos
    Conforme a la Ley 1581 de 2012, el titular puede: conocer, actualizar y rectificar; solicitar prueba de autorización; ser informado del uso; revocar autorización y/o solicitar supresión cuando proceda; acceder gratuitamente a sus datos; y presentar quejas ante la autoridad competente. (Función Pública)

Canales de atención (datos personales)
Correo: vitalnetdesarollo@gmail.com
Asunto: “Protección de datos – Solicitud”
VitalNet gestionará la solicitud conforme a los términos legales aplicables.

Autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). (Inicio)

13. Control de su información personal (preferencias)
    El usuario puede:

• Actualizar datos de contacto (cuando aplique)

• Solicitar corrección o supresión (si procede)

• Retirar consentimiento para comunicaciones comerciales (desuscripción)

14. Cambios a la política
    VitalNet se reserva el derecho de actualizar esta política. Cualquier cambio será publicado en el sitio web y, cuando corresponda, notificado por los canales de contacto registrados.

15. Aceptación
    El uso del sitio web, la contratación de servicios o la autorización expresa del titular implica el conocimiento y aceptación de esta Política, en los términos que aplique.